top of page

Bylaws for the Space Coast Parrot Head PHlock

2022 Logo Small url clear.png

ARTICLE    I                        ORGANIZATION    


A. Name:  

    This    organization    shall    be    known    as    Space    Coast    Parrot    Head    Club,    here    in    after    referred    to    
    as    SCPHC.    No    person    or    group    may    enter    into    activities    in    which    the    name    of    SCPHC    is    
    used    or    associated    without    subsequent    approval    of    the    Board    of    Directors.    


B. Purpose:    
    SCPHC    is    a    501c7,    Federal    tax-exempt    organization    dedicated    to    preserving    and    improving    
    the    environment.    It    is    a    volunteer    social    organization    with    community    and    environmental    
    concerns.    The    Club    strives    to    be    a    source    of    enjoyment,    relaxation    and    fellowship    and    to    
    provide    a    variety    of    activities    for    people    with    the    tropical    spirit    personified    by    Jimmy    
    Buffet    music    and    other    Trop    Rock    musicians.    


C. Mission:    
    The    mission    of    SCPHC    is    to    leave    the    world    a   little better    than    we    found    it    and    have    a    good    
    time    doing    it.  

     
D.        SCPHC’s    fiscal    year    shall    be    January    1    –    December    31.    


E.    The    zip    code    defining    SCPHC’s    “center    of    activity”    for    the    Parrot    Heads    In    Paradise    (PHIP)    
        Inc.    PHIP    purposes    is    32953.  

 
F.        SCPHC’s    official    postal    address    shall    be:    P    O    Box    410684,    Melbourne,    FL    32941.  

 
G.        Affiliation:        
      The    Club    has    been    created    and    chartered    under    the    auspices    of    the    Parrot    Heads    In    
      Paradise    (PHIP)    Inc.,    the    nationally    sanctioned    Parrot    Head    Club.    SCPHC    and    PHIP    maintain    
     no    other    legal    affiliation.    PHIP    and/or    its    Board    Members    will    not    be    held    liable    or    
     accountable    for    the    actions    or    behavior    of    SCPHC    or    any    of    its    Members.    In    case    of    a    
     conflict    between    bylaws,    the    bylaws    of    PHIP    shall    take    precedence.    If    not    covered    by    SCPHC    
     or    PHIP    bylaws    then    Robert’s    Rules    apply.    


H.    Notification    of    events    must    be    submitted    to    President    via    email    for    approval    and    
       distribution.    The    appropriate    email    can    be    found    on    the    SCPH    website.      

 
ARTICLE    II                        MEMBERSHIP    


Membership    will    be    open    to    all    who    have    the    desire    to    contribute    for    the    betterment    of    their    
community    and    environmental    concerns    while    having    fun    and    leaving    something    positive    
behind.    


A. An    active    Member    in    good    standing    shall:    

               1.Pay    dues    set    forth    by    SCPHC.    
               2. Adhere    to    bylaws    adopted    by    the    Membership    of    SCPHC    as    well    as    Parrot    Heads    
                   In    Paradise,    Inc.    
               3.Have    an    interest    in    Community    Service    and    environmental    concerns.    
               4.  Participate    in    Club    activities.    
               5.  Not    act    on    behalf    of    the    Club    without    approval    from    the    Board    of    Directors.    This    applies    
                    to,    but    is    not    limited    to,    planning    events,    requesting    donations,    and    posting    to    internet    
                   sites.    
               6. Have    a    completed    “active”    Membership    form    on    file.    
               7. Pursuant    to    the    request    of    HK    Management,    The    Howard    Rose    Agency,    and    
                   Margaritaville    Holdings    Inc.,    no    SCPHC    Members,    Board    of    Directors    Members,    or    
                   founder    is    authorized    to    contact    any    of    these    organizations    regarding    Jimmy    Buffet    
                  concert    tickets    or    any    other    matter    pertaining    to    Parrot    Heads    in    Paradise,    Inc.    Any    and    
                  all    communication    shall    be    through    Parrot    Heads    in    Paradise,    Inc.    (PHIP).  

 
          B.    Annual    dues:    
                1. Membership    dues    are    based    on    a    standard    calendar    year    of    January    through    
                    December.    
                2. All    new    Membership    applications    received    between    the    September    Phlocking    and    the    
                    end    of    the    current    calendar    year    are    valid    through    December    31    of    the    following    year.    
                3. Membership    dues    and    renewals    are    due    by    January    1    of    each    Membership    year.    
                4. Any    Members    with    dues    in    arrears    will    be    considered    inactive    as    of    January    15.    Payment    
                   of    said    dues    will    reinstate    Membership.        
                5. If    Membership    is    terminated    or    the    Member    wishes    to    withdraw    from    the    Club,    dues    
                    will    not    be    refunded.    
                6. The    Board    of    Directors    shall    determine    the    Club    dues,    with    input    from    the    general    
                    Membership,    and    what    is    in    the    best    interest    of    the    Club.    Dues    are    currently    $30    a    year    
                   for    each    new    Member,    and    $20    a    year    for    each    renewal.        Dues    are    not    required    for    
                   Keets.    
                7. Types    of    Membership.    
                   a. Adult    with    voting    privileges    
                   b. Keet    (children    under    21    living    in    same    household    as    an    adult)    No    voting    privileges    
                8.    The    Board    of    Directors    can    waive,    reduce    or    extend    the    deadline    for    payment    of    dues    
                        for    any    Members    due    to    financial    hardship.    Requests    for    such    provisions    must    be    
                       submitted    in    writing    to    the    Board    of    Directors    30    days    prior    to    the    fiscal    year.    

 

           C.    Removal    of    Membership:    
                 1.    Any    Member    may    be    terminated    or    denied    renewal    of    Membership    with    just    cause    
                       specified    in    the    bylaws,    or    actions    determined    to    be    a    detriment    to    the    organization    
                       as    a    whole.    
                  2. A    written    motion    for    removal    can    be    submitted    by    any    SCPHC    Member    or    by    any    
                     person    related    to    a    Club    activity,    to    any    Members    of    the    Board.    Once    the    complaint    
                     has    been    received    by    the    Board,    a    letter    outlining    the    complaint    will    be    sent    to    the    
                     Members    against    whom    the    complaint    has    been    filed.    The    letter    should    contain    the    
                     specifics    of    the    complaint,    the    Club’s    bylaws    regarding    processing    the    complaint,    
                     and    notice    that    the    Members    has    the    right    to    respond    within    15    days.    At    the    end    of    
                     the    15    day    period,    the    Board    will    decide    if    the    complaint    was    justified    and    
                     recommend    actions    as    necessary,    up    to    and    including    terminating    Membership.    A    
                     two-thirds    majority    of    the    Board    is    necessary    for    action.    
               3.  Upon    termination,    all    items    belonging    to    the    Club    will    be    returned    to    the    Club    in    
                    current/good    working    order.    
               4. Once    a    Member    has    been    terminated    or    denied    renewal    in    accordance    with    the    
                   bylaws,    approval    of    the    Board    of    Directors    is    required    for    reinstatement.    

 

             ARTICLE    III                        MEETINGS    

 

              A.    PHlockings:    
                     1. Will    usually    be    held    the    third    Wednesday    of    each    month    or    as    determined    by    the    Board.    
                     2. Will    be    held    at    a    Parrot    Head    Phriendly    establishment    in    Brevard    County,    TBD.    
                     3. Will    be    open    to    all    Members,    their    guests,    and    the    general    public,    a.k.a.    potential    
                       Members.    
                     4. Will    include    Club    information,    major    Club    issues    and    PHun    night.  

 
               B.    Board    of    Director    meetings:    
                      1. Will    be    held    on    a    monthly    basis,    or    as    determined    by    the    Board.    
                      2. Meetings    and    dates    will    be    determined    and    announced    by    the    Board    to    promote    
                          maximum    attendance    by    Members.    Notification    of    upcoming    meetings    and    a    call    for    
                         agenda    items    will    be    given    approximately    7    days    prior    to    a    Board    of    Directors’    meeting.    
                      3. Will    be    held    at    a    Parrot    Head    Phriendly    establishment    in    Brevard    County.    
                      4. Will    be    open    to    all    Members    in    good    standing.    Members    are    allowed    to    attend    although    
                          may    request    to    speak    only    after    business    is    conducted    or    on    the    agenda.    


              ARTICLE    IV                        BOARD    OF    DIRECTORS    
               

               A. The    Board    of    Directors    shall    consist    of    nine    Club    Members    of    good    standing:    
                    1.    President    
                    2.    Vice    President    
                    3.    Secretary                    
                    4.    Treasurer    
                    5.    Membership    Director    
                    6.    Community    Service    Director    
                    7.    Social/Entertainment    Director    
                    8.    Members-at-Large    
                    9.    Past    President                
               Note:    the    Phounder    of    the    Club    who    will    serve    as    consultant  

 
               B. No    Members    that    live    in    the    same    household    can    serve    on    the    same    Board    unless    special    
                   approval    is    given    by    the    Board.    

               C. A quorum    of    more    than    50%    of    current    Board    Members    will    be    required    in    all    Club    
                   decisions.    An    absentee    ballot    will    be    allowed    on    matters    of    old    business    (previously    
                   discussed topics). A proxy will also be allowed but must be in writing (email acceptable) and    state    specifically    if    it                               covers  only    specific    topics    or    the    agenda    as    a    whole.    Email   notification    and    vote    is    allowed    on    an                     important    issue    and    the    Secretary    must    record  minutes    of    the    approval    email    correspondence.    

             

               D. Board    of    Director    Members    shall    serve    a    term    of    two    years,    January    1    –    December    31.    To    
                    allow    for    continuity,    a    minimum    of    4    Board    Members    shall    be    elected    at    the    end    of    each    
                    year.    The    President    shall    not    serve    two    consecutive    terms.    The    President,    Treasurer,  Membership                                   Director    and    Community    Service    Director    will    be    elected    one    year.    The    Vice  President,    Secretary,                                 Social/Entertainment    Director,    and    Members-at-Large    will    be  elected    in    the    alternative    year.    

             

               E. The    Board    of    Directors    shall    handle    all    business    decisions    of    the    Club.    The    Board    will    be    
                    responsible    for    ensuring    all    SCPHC    activities    are    conducted    within    the    guidelines    of    PHIP    
                   Inc.    and    within    the    bylaws    of    SCPHC.    

           

               F.  Outgoing/incoming    Board    Members    shall    work    together    for    a    smooth    transition.    All    
                    materials    held    by    the    outgoing    Board    Members    shall    be    forwarded    to    the    incoming    Board    
                   Members    in    a    timely    manner    and    those    materials    shall    be    current    and    in    good    working    
                   order.        
           

              G. Any    Board    Member    may    resign    by    filing    a    written    resignation    with    the    Board    of    Directors.    
           

              H. Any    Board    Member    may    be    removed    from    his/her    position    with    “just    cause”    including,    but    
                  not    limited    to,    wrong    doing,    failure    to    perform    job    responsibilities,    as    specified    in    the    
                  bylaws,    gross    negligence    in    office,    or    actions    determined    to    be    a    detriment    to    the    
                 organization    as    a    whole.    A    majority    vote    of    the    remaining    Board    of    Directors    will    be    
                 needed    to    remove    a    Members.    Upon    termination,    all    items    belonging    to    the    Club    will    be    
                 returned    the    Club    in    current/good    working    order.    If    a    Board    Member    misses    three    
                consecutive    meetings,    they    may    be    removed    from    the    Board    at    the    decision    of    the    
                remaining    Board    Members.    The    Past    President    and    Phounder    are    exempt    from    this    rule.    
           

             I. All    Board    of    Director    positions    will    be    elected    by    the    Club    Members    during    the    regular    
                Club    election    period.    In    the    event    a    position    does    open    on    the    Board    between    elections,    
                an    open    invitation    must    be    submitted,    via    email,    to    the    entire    PHlock,    soliciting    
               volunteers    to    apply    for    the    empty    seat.    Once    names    have    been    submitted,    the    Board    will    
              vote    on    the    candidates    and    make    necessary    approvals.    

 

              ARTICLE    V                        BOARD    OF    DIRECTOR    DUTIES    

 

              All    Board    Members    will,    to    the    best    of    their    ability,    perform    their    listed    duties    and    represent    
               the    Club    in    a    positive    manner.    


              A.    President:    
                     1.    Chair    all    business    meetings.    
                     2.    Be    the    designated    contact    for    all    PHIP    business.    
                     3.    Interface    with    other    Clubs    and    pass    items    of    interest.    
                     4.    Shall    handle    all    public    relations/publicity.    
                     5.    Receive    end    of    year    reports    from    Board    Members.    
                     6.    Receive    committee    reports    from    committee    chairs.    
                     7.    Can    delegate    any    of    these    duties    to    another    Board    Members    or    a    Members    in    good    
                           standing    as    needed.    
                    8.    Shall    submit    end    of    year    and    mid-year    reports    to    PHIP    and    to    Club    scribe    for    records    of    
                          the    Club.    
                    9.    Moderate    all    communications    to    the    Club    Members.    This    may    be    delegated    to    another    
                           Board    Members.    

                  10.    Appoint    a    committee    of    three    Members    who    are    not    currently    serving    Board    Members    to    
                          conduct    an    annual    audit    of    the    Club’s    finances.    The    audit    should    be    conducted    as    soon    as    
                          possible    after    the    close    of    the    Club’s    fiscal    year    and    reported    to    the    President    not    later    
                         than    60    days    from    the    end    of    the    fiscal    year.)    
                  11.    Submit    year-end    report    to    PHIP    and    the    Club    Secretary    for    record    keeping.    
                  12.    Must    be    a    Members    of    SCPHC    in    good    standing    for    at    least    a    year.    
             

            B.    Vice    President:    
                   1.    Ensure    meetings    of    the    Board    of    Directors    are    conducted    in    an    orderly    manner    and    within    
                         the    guidelines    of    the    SCPHC    and    PHIP.    
                   2.    Maintain    and    update    the    bylaws    for    the    SCPHC    and    amendments    thereto    as    records    of    
                         the    Club.    
                   3.    Fulfill    any    or    all    duties    of    the    President    if/when    he/she    is    unable    or    incapable    of    doing    so.    
                   4.    Ascend    to    the    office    of    President    in    the    event    that    the    President    resigns    or    is    removed    
                         from    office.    
                   5.    Advise    and    assist    the    President    as    necessary.    
                   6.    Act    as    the    secondary    contact    with    PHIP.    
             

            C.    Secretary:    
                   1.    Recorder    of    all    meetings.    
                   2.    Maintain    end    of    term    reports    from    The    President    as    records    of    the    Club.    
                   3.    Maintain    committee    reports    from    The    President    as    records    of    the    Club.    
                   4.    Notify    the    President    if    unable    to    attend    an    event    so    that    arrangements    can    be    made    for    a    
                         substitute.    
                   5.    Submit    the    meeting    minutes    within    10    days    to    The    Board    for    loading    to    SCPHC    website    
                         for    viewing    by    the    Membership.    
             

           D.    Treasurer:    
                  1.    Shall    secure    (with    Board    of    Director    approval)    and    maintain    the    Club    bank    account.    
                  2.    Prepare    and    timely    file    the    applicable    yearly    Tax-Exempt    Return    with    the    IRS.    
                  3.    Prepare,    timely    file    and    pay    the    annual    Corporate    Report    with    the    State    of    Florida.    
                  4.    Collect    dues,    fees,    and    other    funds    of    the    Club    and    deposit    said    funds    in    to    the    Club    bank    
                        or    financial    institution.    
                  5.    Record    all    financial    transactions.    

                  6.    Submit    financial    reports    monthly    at    Board    of    Director    meetings    to    include    detail    accounts    
                         of    all    expenses.    
                  7.    Receive    all    bills/receipts    for    reimbursement.    
                  8.    Shall    submit    end    of    year    report    to    the    President.    
                  9.    Work    with    the    Membership    Director    to    keep    a    current    Membership    list    in    order    to    ensure    
                         that    renewal    notices    are    issued    to    all    Members.    
                10.    Must    be    a    Member    of  the    SCPHC    in    good    standing    for    at    least    a    year    and    preferably    with    a                            background    in    accounting/bookkeeping.    
           

          E.    Membership    Director:    
                  1.    Receive    Membership    applications    and    recruitment    of    new    Members    and    wannabes.    
                  2.    Shall    keep    a    current    roster    of    all    Members    in    good    standing.    
                  3.    Will    notify    Membership    of    annual    dues    renewal    in    the    beginning    of    fourth    quarter.    
                  4.    Marketing    of    the    Club    to    promote    the    Club    and    Membership.    
                  5.    Respond    to    requests    for    Membership    information.    
                  6.    Work    with    the    Treasurer    to    ensure    Membership    lists    are    accurate    and    cross–reference    
                       dues    and    renewals    payments.    
                 7.    Shall    submit    end    of    the    year    report    to    the    President.    
                 8.    Make    available    a    monthly    Membership    report    to    the    Board    of    Directors,    or    as    needed.    
                 9.    Ensure    a    “Welcome    Letter”    is    emailed    to    new    Members    describing    the    Club’s    purpose    
                       and    coming    events.    
               10.    Ensure    each    Members    is    provided    with    an    official    Club    Badge    and    maintain    an    adequate    
                       supply    of    badges    and    laminating    pouches.    
               11.    Count    the    Members    at    the    Phlocking    and    report    at    the    next    Board    meeting.    
           

          F.    Community    Service    Director:    
               1.    Submit    a    list    of    recommendations    of    Lucky    Stars    and    other    Community    Service    projects    to    
                     the    Board    for    approval    of    the    Board    of    Directors    at    the    first    Board    meeting    of    the    year.    
               2.    Set    the    Community    Service    Calendar    for    each    year    and    adjust    as    necessary    throughout    
                      the    year.    
               3.    Work    with    the    committee    chairpersons    in    charge    of    Community    Service    events.        
               4.    Shall    be    liaison    and    coordinate    Club    Community    Service    projects.    
               5.    Track    volunteer    hours    for    Club    Members    and    after    four    events,    issue    appropriate    badges    
                      and    award    Community    Service    T-shirts.    

               6.    Set    up    raffle    table    at    Phlocking    for    charities.    
               7.    Set    up    at    least    one    volunteer    opportunity    per    month.        
               8.    Shall    submit    a    report    after    each    major    event    to    the    President.    
               9.    Shall    submit    end    of    the    year    report    to    the    President.    
             

       G.    Social/Entertainment    Director:    
               1.    Submit    recommendations    of    Club    social    events    for    approval    by    the    Board    of    Directors.    
               2.    Oversee    all    Club    social    events    through    coordination    of    and    with    committee    chairs    and    
                     event    coordinators    as    appropriate.    
               3.    Coordinate    monthly    PHlockings    and    entertainment.    
               4.    Submit    the    names    and    locations    of    all    major    Club    social    events    to    the    SCPHC    Webmaster    
                      for    publication    to    the    Membership.    
               5.    Shall    submit    a    report    after    each    major    event    to    the    President.    
               6.    Shall    submit    end    of    year    report    to    the    President.    
             

      H.    Members-at-Large:    
               1.    Interact    with    the    PHlock    and    bring    their    ideas,    issues,    concerns,    or    questions    to    the    
                attention    of    the    Board    of    Directors.    
                2.    Ensure    Website    is    updated    on    a    consistent    basis    including    the    Club    calendar    
           

       I.    Past    President:    
                1.    Assist    New    President    with    duties    of    the    Office.    
                2.    Assist    New    President    with    Reports    due    to    PHIP.    
                3.    Provide    Board    of    Directors    with    guidance    on    Club    Business.    
                4.    Co-Ordinate    Transition    with    other    Club    leaders    in    Region/PHIP.    
             

       J.    Phounder    Of    SCPHC    is    Pat    Clawson.  

 
               ARTICLE    VI                        ELECTIONS    


               A. President    will    solicit    volunteers    for    Election    Officer    (EO)    during    the    4th    week    of    August.    
                   Board    will    vote    for    the    EO    from    all    candidates    received.    Vote    for    the    EO    will    take    place    at    
                   the    September    Board    meeting.    
           

              B.    The    EO    is    a    non-voting    position    and    will    expire    at    the    end    of    the    election    process.    EO    must    
                      be    a    Member    in    good    standing    and    cannot    live    in    the    same    household    as    any    current    officer                             or nominee.    

               C.    The    EO    shall    propose    at    least    2    web-voting    sites    for    the    Board    to    consider    using    for    the    
                       election.    As    a    minimum    the    EO    shall    provide    the    website    name,    web    address    (URL),    any    costs    
                       for    using    the    site,    and    key    attributes    of    the    websites.    The    EO    will    provide    the    proposed    
                      websites    to    the    board    two    weeks    after    the    September    Board    meeting.    The    Board    will    select    
                      the    website    to    be    used    at    the    October    Board    meeting    and    inform    the    EO.    The    EO    is    
                      responsible    for    configuring    the    selected    website    for    the    election.    
             

              D.    The    EO    will    solicit    nominees    for    open    Board    positions    starting    at    the    September    Phlocking    
                     with    a    deadline    for    nominees    of    September    30th.    On    October    1st,    the    EO    will    announce    the    
                     nominees    and    election    date.    Nominees    who    have    been    nominated    by    a    Member    will    be    
                    contacted    by    the    EO    to    confirm    that    they    are    willing    to    serve    in    the    position    they    have    been    
                   nominated    for    prior    to    the    election.    
             

             E.    Candidates    will    be    able    to    campaign    from    October    1st    until    the    October    Phlocking.        
           

            F.    After    the    October    Phlocking,    the    EO    will    send    electronic    ballots    via    the Board-approved 
                  website to    all    Members    in    good    standing.    Membership    Director    will    provide    the    list    of    
                  Members    with    email    addresses    to    the    EO.    In    the    event    2    people    in    the    same    household    share    
                  an    email    address,    one    person    would    be    allowed    to    vote    via    email    to    the    EO.    Voting    will    be                              held   until    October    31st.    
         

            G.    The    EO    will    keep    results    confidential    until    the    voting    period    has    ended.    After the voting is 
                   complete, the EO will consolidate the results and provide them exclusively to the Board for 
                   review, reconciliation, and subsequent announcement.    
           

           H.    If    a    tie    vote    occurs    the    tiebreaker    for    each    office    will    be    the    majority    vote    of    the    Board.    
         

            I.    If    a    nominee    runs    unopposed,    they    shall    assume    the    position.    
         

           J.    Newly    elected    Board    Members    will    assume    duties    on    January    1.    
           

          K.    The    President    shall    inform    the    candidates    and    the    PHlock    of    the    election    results.        

 

            ARTICLE    VII                        SOCIAL/COMMUNITY    SERVICE    COMMITTEE    CHAIRPERSONS    

 

            A. Committee    Chairpersons    are    not    required    to    be    on    the    Board    of    Directors    but    must    be    
                 Members    in    good    standing    of    SCPHC.    
         

            B. Submit    an    expense    budget    during    the    planning    stage    to    the    Board    for    approval.    
         

           C. Ensure    that    special    events    and    functions    are    planned    and    completed    in    a    timely    manner.    
         

           D. Work    closely    with    the    Board    of    Directors    on    all    projects/events.    
       

           E. Keep    the    Board    of    Directors    informed    on    all    plans    and    progress.    
         

           F. Committees    will    not    be    formed    without    the    specific    guidance    and    knowledge    of    the    
              SCPHC    or    the    Board    of    Directors.    

 

           ARTICLE    VIII                        FINANCES    

           

           A.    Contracts:    
                1.    No    SCPHC    Members    or    director    shall    have    the    authority    to    represent    SCPHC    in    any    
                      capacity,    contract,    obligation,    function,    or    event,    without    the    express    authorization    of    
                      the    Board    of    Directors.    
                2.    No    loans    shall    be    contracted    on    behalf    of    the    Club.    
           

           B.    Checks:    
                 1.   All    checks,    drafts,    or    other    orders    for    the    payment    of    moneys,    notes,    or    other    evidence    
                       of    indebtedness    issued    in    the    name    of    SCPHC    shall    be    signed    by    the    Treasurer    and/or    the    
                       President.    
                 2.  Any    charges    imposed    on    the    Club    due    to    insufficient    funds    by    a    SCPHC    Member    will    be    
                     charged    to    that    SCPHC    Club    shall    be    deposited    on    a    timely    basis.    
                 3. Credit    will    not    be    extended    to    any    Members    of    the    SCPHC    including    the    Board    of    
                     Directors.    
                  4.    Any    funds    owed    to    the    SCPHC    must    be    paid    prior    to    receipt    of    any    concert    tickets.    
             

            C.    Reimbursement:    
                   1.    SCPHC    Members    wishing    to    be    reimbursed    for    SCPHC    related    activities    or    supplies    
                          necessary    for    official    SCPHC    events,    prior    to    spending    money    shall:    
                              a.    Obtain    written    approval    from    the    Treasurer    for    expenditures    less    than    $50.00.        
                              b.    Obtain    approval    from    the    Board    of    Directors    for    expenditures    of    $50.00    or    more.    
                              c.    To    obtain    reimbursement,    the    Members    shall    submit    the    original    receipts    to    the    
                                      Treasurer.    
                              d.    Reimbursement    to    Members    will    always    be    made    by    check    to    provide    proper    
                                     documentation    and    support    and    will    never    be    made    by    netting    out    of    receipts    or    
                                     proceeds.    
                    2.    Seed    funds.    Events    not    funded    out    of    the    General    Fund    may    be    seeded    by    the    General    
                          Fund,    at    the    direction    of    the    Board,    but    are    expected    to    return    the    seed    money    and    any    
                         profits    they    make    to    the    General    Fund.    
                    3.    Distribution    of    monies    raised    for    specific    charities:    Committees    that    raise    money    for    a    
                         charitable    cause    will    deposit    the    monies    in    the    General    Fund,    and    inform    the    Treasurer    
                        which    monies    will    be    designated    for    a    specific    charity.    
             

            D.    Gifts:    
                   1.    The    Board    of    Directors    may    accept,    on    behalf    of    the    organization,    any    contribution    or    gift    
                          for    the    general    purpose    of    the    organization.    

                   2.    Any    and    all    contributions    or    gifts    must    be    turned    over    to    the    Board    of    Directors.    
                   3.    Until    such    time    that    the    organization    receives    an    IRS    tax    exemption    determination    letter,    
                         the    following    disclosure    statement    must    be    included    on    all    new    Members    applications,    
                        renewal    notices,    any    written    solicitations    and    broadcast    solicitations    (including    incoming    
                       calls    in    which    Membership    is    discussed):    “This    contribution    is    not    deductible    as    a    
                       charitable    contribution    for    federal    income    tax    purposes.”    

 

              ARTICLE    IX                        CONCERT    TICKETS    

 

              When    and    if    Jimmy    Buffet    concert    tickets    should    be    made    available    for    Club    Members    to    
              purchase:  

 
             A. A    ticket    administrator    will    work    under    the    PHIP    guidelines    and    from    the    local    point    system    
                 to    ensure    all    qualified    Members    in    good    standing    are    awarded    an    opportunity    to    purchase    
                 PHIP    designated    concert    tickets.    These    tickets    are    a    privilege,    not    a    right.    They    are    made    
                 available    to    the    most    “active”    SCPHC    Members    as    a    reward    for    their    volunteerism.    If    the    
                 event    covers    more    than    one    day,    additional    points    can    be    earned    for    each    day    worked.    
           

            B.    Only    SCPHC    Members    in    good    standing    will    be    eligible    for    Club    tickets.    Each    eligible    SCPHC    
                 Member    will    have    access    to    ONE    ticket.    Tickets    issued    by    PHIP,    Inc.    may    be    used    ONLY    by    
                 SCPHC    Members,    or    Members    of    a    chartered    PHIP    Club.    
         

           C.    If    a    ticket    is    purchased,    and    then    cannot    be    used    for    any    reason,    that    ticket    must    be    
                  returned    to    the    SCPHC    to    be    made    available    to    the    next    available    Members.    The    ticket    
                 administrator    will    make    all    attempts    to    resell    the    ticket    to    eligible    Members.    If    a    ticket    cannot    
                 be    resold,    the    original    owner    of    the    ticket    will    assume    liability    for    the    unsold    ticket.    
         

          D.    Your    check    for    the    ticket    must    be    received    by    the    deadline    imposed    or    you    will    forfeit    your    
                 option    and    your    check    will    be    returned    without    a    ticket.    If    the    bank    returns    your    check    for    
                 insufficient    funds,    your    tickets    will    be    forfeited.    Cash    or    money    orders    will    be    accepted    as    
                 payments    for    tickets    as    well.    
         

         E.    In    the    event    SCPHC    has    access    to    concert    tickets    other    than    PHIP    issued,    the    Board    of    
                Directors    may    approve    non-Club    Members    use,    i.e.    when    raffled    for    a    charity    organiza3on    or    
               as    a    reward    for    a    “Phriend”    of    the    Club.    

 

             ARTICLE    X                            DISSOLUTION    OF    SPACECOAST    PARROT    HEAD    CLUB    

 

             A. Dissolution    of    the    SCPHC    shall    require    an    affirmative    vote    of    a    majority    of    active    Members,    
                 entitled    to    vote,    who    are    present    at    a    meeting    called    exclusively    for    such    purpose.    
         

            B. At    the    time    of    the    decision    to    dissolve    the    Club,    SCPHC    property    shall    be    sold    to    current    
                Members    or    donated    to    another    Parrot    Head    Club    or    a    charitable    organiza3on.    The    money    
               raised    by    the    sale    of    property    will    be    deposited    into    the    SCPHC    bank    account.    

           

          C. Upon    dissolution,    the    Board    of    Directors,    after    paying    or    making    provision    for    payment    of    
               all    the    liabilities    of    the    SCPHC,    shall    arrange    for    the    distribution    of    the    remaining    assets    to    
               a charity of the Board of Director's Choice.

           ARTICLE    XI                        ADOPTION    AND    AMENDMENT    OF    BYLAWS    

 

           A. These    bylaws    will    go    into    effect    for    an    indefinite    period    no    later    than    9/7/2021.    
         

           B. A    majority    vote    of    the    Board    of    Directors    will    be    required    to    ratify/accept    these    bylaws    for    
               the    PHlock    and    any    future    amendments    to    the    bylaws.    

 

Rev.    9/7/21

bottom of page